Falsafah Dasar, Fungsi, dan Etika Korespondensi Bisnis

Surat ialah bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan manusia pada era modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi serta sosialnya, manusia hendak menjalakan ikatan yang terus menjadi luas dengan bermacam orang, baik yang terletak disekitarnya ataupun ditempat lain.

Falsafah dasar

Sesuatu organisasi ataupun industri wajib mengadakan ikatan dengan organisasi ataupun industri lain supaya kegiatan bisnisnya bisa berjalan dengan baik serta mudah. Didalam upaya menjalakan serta membina ikatan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang berarti disamping pemakaian fasilitas komunikasi yang lain semacam telepon, faxcimili, internet serta yang lain. 

Jadi yang diartikan dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya merupakan bermacam berbagai kegiatan pertukaran data serta informasi lewat media surat- menyurat dalam mendukung kegiatan bisnis diantara sesuatu industri dengan industri yang lain.

Surat ialah perlengkapan komunikasi tertulis yang bermanfaat buat mengantarkan data dari sesuatu pihak kepada pihak lain. Data tersebut bisa berbentuk pemberitahuan, pengumuman, statment, permohonan, permintaan, laporan serta sebagainya. Dengan perantaraan surat, tiap orang bisa langsung berbicara dengan sesamanya tanpa wajib bertatap muka terlebih dulu.

Surat umumnya pula kerap dijadikan selaku fakta otentik tertulis ‘gelap diatas putih’. Oleh sebab itu, perkata serta kalimat dalam surat tersebut wajib disusun secara efisien serta efektif dan disusun dengan baik serta cermat. Ketelitian serta kecermatan tersebut diperlukan buat menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang di idamkan oleh pengirimnya.

Surat bisa mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari perihal tersebut industri butuh berlagak selektif dalam memilah sekretaris yang hendak menanggulangi kegiatan korespondensi ataupun surat menyurat tersebut, Citra industri bisa tercemar serta tercoreng apabila urusan korespondensi dalam aktivitas bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak memahami metode serta etika korespondensi. 

Surat selaku sesuatu pesan yang tertuang dalam wujud tertulis kadangkala kala hendak dibaca berulang- ulang oleh penerimanya, oleh sebab itu pengirim wajib berupaya supaya bisa membagikan kesan yang baik dalam benak sang penerima surat tersebut.

Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut kemampuan spesial semacam seseorang pengarang novel, puisi, cerpen ataupun karya sastra yang lain, sebab pada dasarnya ‘surat’ tidaklah suatu karya sastra. Walaupun demikian, menyususn surat yang baik bukanlah sesederhana yang kerap dibayangkan orang, sebab terdapat ketentuan serta Kerutinan tertentu yang secara universal berlaku serta wajib dipadati oleh tiap penulis surat.

Dalam mata kuliah ini ‘korespondensi bisnis’ hendak dibahas tata metode penyusunan surat yang baik ditinjau dari wujud, isi, tipe, model dan bahasa yang umum dipakai dalam penyusunan surat. Disamping itu hendak disajikan pula sebagian contoh buat tiap- tiap tipe surat yang dibahas dalam kuliah ini supaya mahasiswa lebih gampang menekuni serta memahaminya.

Fungsi Surat

Surat berperan selaku perlengkapan komunikasi tertulis buat mengantarkan surat ataupun data dari sesuatu pihak kepada pihak yang yang lain, oleh sebab itu isi surat pula bisa mencerminkan citra diri, mutu dan wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ ataupun ‘dinas’ lembaga pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah berarti dicoba, sebab surat yang keluar/ masuk dpat dijadikan selaku:

1. Fakta otentik tertulis serta memiliki kekuatan hokum yang sifatnya mengikat, misalnya: Surat Perjanjian, Kuitansi, Fakta ciri terima, Faktur, serta sebagainya.

2. Selaku Rujukan, dalam merancang ataupun menindaklanjuti sesuatu kegiatan tertentu. Misalnya: Kumpulan surat yang didokumentasikan serta diarsipkan dengan baik ialah sumber informasi yang nanti hendak dibutuhkan dalam aktivitas perencanaan ataupun buat memastikan perilaku, menindaklanjuti sesuatu aktivitas/ keputusan tertentu 

3. Jaminan Keamanan serta Kepemilikan, missal: Surat Jalur, Sertifikat dll.

4. Fasilitas Promosi (Iklan) untuk pihak pengirim, spesialnya dalam banyak tipe surat- surat penawaran bisnis semacam brosur, leaflet, price list serta sebagainya.

5. Fasilitas efisien buat menanggulangi hambatan waktu, jarak serta tenaga. Dll.

Surat yang Baik

Penulis surat bisa menyusun surat yang baik serta benar dalam kegiatan korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengenali terdapatnya sebagian ketentuan ataupun identitas tertentu dari suatu surat yang baik. Berikut ini sebagian ketentuan serta identitas dari surat yang baik tersebut:

a. Wujud surat wajib disesuaikan dengan isi, surat serta tingkatan urgensinya

b. Bahasa yang diperfungsikan tidak boleh agresif ataupun menyinggung perasaan, serta senantiasa melindungi sopan santun.

c. Kalimat- kalimat dalam surat wajib mematuhi kaidah- kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh karena itu pengetahuan menimpa tata bahasa yang baik serta benar absolut diperlukan.

d. Isi Surat tidak butuh sangat panjang serta bertele- tele, namun memakai bahasa yang efektif, efisien serta lugas tetapi wajib senantiasa melindungi etika kesopanan sehingga jadi lebih gampang dimengerti serta berkesan mendalam.

Dalam penataan ‘surat ‘yang sifatnya ‘dinas ‘ataupun ‘formal ‘penulis surat pula butuh mencermati sebagian perihal berikut ini:

a. Mempersiapkan serta merancang rancangan surat dengan baik (draf)

b. Menetapkan serta memahami kasus yang akian diungkapkan

c. Menetapkan bahan referensi: dokumen/ arsip serta bermacam berbagai informasi pendukung yang diperlukan

Berartinya Korespondensi Bisnis

Sebagian survey menimpa transaksi bisnis internasional menarangkan kalau dekat 80% aktivitas komunikasi& Interaksi bisnis ekspor- impor umumnya dicoba lewat korespondensi (surat menyurat) paling utama lewat fasilitas teleks, faxcimili serta paling utama sekali melalui e- mail. Sebaliknya sisanya umumnya dicoba lewat perundingan tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Perihal ini berarti kalau korespondensi memegang peranan yang amat berarti dalam perdagangan international pada biasanya.

Hasil perundingan tatap muka ‘face to face negotiation' pada kesimpulannya pula hendak diformulasikan serta didokumentasikan dalam wujud surat menyurat ataupun korespondensi. Sebab hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi hendak dituangkan dalam wujud catatan ‘notulen ‘ataupun minutes. Notulen selaku catatan tertulis tersebut umumnya hendak diparaf (diberi initial) dari tiap- tiap pihak yang bernegosiasi, selaku ciri konvensi sedangkan.

Apabila negosiasi tersebut dicoba dalam sebagian kali tatap muka serta berkesinambungan, hingga seluruh catatan notulen dari tiap pertemuan tersebut hendak dituangkan dalam sesuatu kesimpulan akhir yang diucap dengan“ Persetujuan Prinsip” ataupun Memorandum Of Understanding yang diketahui dengan singkatan ‘MOU’. MOU tersebut berikutnya hendak ditandatangani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat konvensi dalam sesuatu upacara simpel yang diucap dengan ‘Assigment of MOU’.

Dengan demikian jelaslah kalau kendatipun sesuatu transaksi dicoba dengan metode tatap muka, pada kesimpulannya senantiasa hendak diformulasikan dalam wujud tertulis, ataupun dalam wujud dokumen surat menyurat. Hingga metode apapun yang dipakai dalam transaksi apakah lewat korespondensi ataupun perundingan tatap muka, pada kesimpulannya korespondensi senantiasa hendak memegang peranan yang terutama, karena tanpa terdapatnya korespondensi baik lewat media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll hingga sesuatu transaksi perdagangan spesialnya ekspor- impor rasanya mustahil bisa dilaksanakan.

a. Korespondensi serta Citra Baik (Favourable Image)

Pada prakteknya nyaris sebagian besar kedekatan bisnis kita dapat jadi cuma memahami industri kita lewat surat- surat (brosur, leaflet, price list) yang sudah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara individu ataupun personal. Oleh sebab itu, desain wujud serta isi surat mulai dari kop surat, isi surat serta bahasa yang difungsikan hendak jadi gambaran dini dari eksistensi industri kita.

Citra industri pada sesi dini perkenalan bisa jadi sekilas cuma diwakili oleh wujud sampul amplop maupun kop suratnya, oleh sebab itu desain amplop ataupun kop surat butuh terbuat dengan desain yang anggun serta indah yang bisa membagikan data bawah menimpa industri, paling utama yang bisa menampilkan sepanjang mana integritas serta bonafiditas perusahaan

b. Korespondensi serta Reputasi (Good Reputation)

Apabila industri kita sudah memperoleh suratan awal (first order= trial order) hingga perihal ini berarti kita mulai merambah sesi yang amat berarti dalam kehidupan usaha bisnis tersebut. Suratan awal ialah tes atas bonafiditas industri, serta salah satu dimensi yang bisa dipakai merupakan apakah industri bisa memegang komitmen, spesialnya tentang ‘pas kualitas serta pas waktu ‘sebagaimana yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.

c. Korespondensi serta Keyakinan (Reliability)

Citra yang baik timbul dari penampilan lahir yang baik, sebaliknya reputasi yang baik hendak terlahir dari keahlian industri dalam memegang janji komitmen ataupun dalam menampilkan kinerja yang baik. Apabila industri bisa menggapai kedua sasaran diatas hingga secara otomatis para pelanggan hendak menyimpan keyakinan kepada industri dalam kegiatan transaksi bisnisnya. 

Peranan korespondensi sangatlah berarti buat bisa mendukung mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut ialah tercapainya: citra, reputasi serta keyakinan dari mitra bisnis industri.

Etika Korespondensi

Bersumber pada penjelasan diatas sudah kita tahu betapa berartinya peranan korespondensi dalam mendukung kegiatan bisnis industri, berikut ini merupakan sebagian perihal yang butuh dikemukakan berkaitan dengan ‘tata metode serta etika ‘dalam korespondensi bisnis, antara lain:

1. Isi Surat

Tujuan dari tiap korespondensi merupakan mengkomunikasikan ataupun mengantarkan surat, amanat, kabar ataupun data serta informasi kepada kedekatan bisnis kita dengan baik serta benar dan dengan metode yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat' yang baik wajib penuhi 3 ketentuan selaku berikut:

a. Jelas, isi surat serta kabar yang disampaikan

b. Pas (informasi& data), terlebih apabila menyangkut angka- angka.

c. Benar (tata bahasanya) dan pendek padat penyampaiannya.

2. Bahasa yang Baik serta Benar

Perkata, kalimat serta bahasa yang dipakai dalam korespondensi wajib penuhi persyaratan selaku berikut:

a. Jelas ejaannya, biasakan memakai perkata yang pas buat konteks kalimat tertentu, bila dibutuhkan kamu bisa memakai kamus buat mencari perkata yang pas (paling utama buat korespondensi yang berbahasa Inggris)

b. Tidak memakai perkata yang memiliki makna ganda serta bias memunculkan kerancuan salah pengertian yang membingungkan penerima surat.

c. Pakai tata bahasa yang runtut serta tidak butuh menambahi dengan embel- embel serta basa- basi yang tidak dibutuhkan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia, sebab itu bila kita bisa menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik serta benar, hingga hendak sangat gampang buat bisa ditrabslate ataupun diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik serta benar pula.

3. Tulis serta Ketik yang Rapi

Ingatlah senantiasa kalau surat yang kita kirimkan hendak mencerminkan citra diri serta karakter kita. Ketikan ataupun tulisan yang apik hendak membagikan kesan kalau penulis surat itu ataupun orang yang menandatangani surat itu merupakan seseorang yang cermat, bersih, apik serta efektif. Jauhi pemakaian penghapus (tip- ex) ataupun correction pen, sebab surat bisnis formal wajib bias menunjukkan ketelitian serta keprofesionalan pengirimnya.

4. Perhatikan Tata Letak Surat

Tata letak atau layout surat dapat diamil contoh dengan melihat di internet.

5. Membaca Kembali (Koreksi)

Saat sebelum kamu mengirimkan ataupun menandatangani surat tertentu, terlebih dulu sempatkan waktu kamu buat membaca kembali surat tersebut, perihal ini berarti buat menjauhi kesalahan- kesalahan parah yang sepatutnya tidak butuh terjalin. 

Bila kamu seseorang manajer hendaknya jangan 100% percayakan urusan korespondensi kepada sekretaris kamu, telitilah saat sebelum surat tersebut kamu ciri tangani, sebab andalah yang jadi penanggung jawab atas isi surat itu. Ingatlah isi surat tersebut nanti dapat dijadikan benda fakta di majelis hukum apabila terjalin perselisihan serta sengketa bisnis dengan kedekatan kamu, oleh sebab itu baca lagi serta sekali lagi saat sebelum kamu menandatanganinya.

6. Balas Segera

Upayakan membalas tiap surat yang masuk 'lekas' sehabis surat itu diterima. Apabila butuh surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda sampai besok apa yang dapat kamu selesaikan hari ini. 

Bisa jadi sebagian besar pelanggan memutuskan membeli produk dari industri kamu bukan atas bawah pertimbangan harga ataupun kualitas benda, tetapi lebih didasari oleh kecepatan pelayanan serta atensi kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan. 

Segeralah bagikan reaksi jawaban atas suratan yang masuk, lazimnya jawaban sedangkan atas suratan yang masuk walaupun cuma berbentuk pemberitahuan kalau surat suratan yang dikirim pelanggan telah kita terima diucap Acknowledgement Receipt, berikutnya sangat lelet 7 hari kerja semenjak surat pemesanan diterima kita telah wajib bisa membagikan jawaban kepastian tentang dapat tidaknya suratan tersebut dipadati.